Dématérialisation|
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La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en oeuvre du fameux "bureau sans papier" dans une entreprise). Dématérialiser en informatique, signifie transférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document est directement crée sous forme numérique et traité comme tel. La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs,...).
Types de documentsThere are no translations available. Les documents traités par une entreprise sont de nature extrêmement variée : - documents commerciaux (commandes, factures...) ; - documents administratifs (déclarations de TVA, DADS, bulletins de paye...) ; - documents légaux (titres de propriété, actions...) ; - documents courants (post-it, lettres de réclamation...). On comprend immédiatement que : - l'intérêt de chaque type de document est différent, - les coûts et les impératifs de production, de transmission et de conservation vont varier considérablement. ConservationThere are no translations available. Lors de l'échange ou de la conservation des informations un document peut être émis sur un format papier ou au format numérique. De ces deux cas, il en découle schématiquement 5 situations : 1- original papier conservé : la dématérialisation a pour objet notamment de diminuer le nombre de copies ou de permettre la consultation en ligne. L'original est archivé à titre de preuve dans un stockage éloigné ou est transmis en parallèle au document dématérialisé ; 2- original papier non conservé : il s'agit de document courant, n'ayant pas vocation à faire preuve ou représentant un enjeu financier jugé mineur ; 3- original papier non conservé, copie authentifiée : certaines dispositions techniques sont prises pour que l'unique exemplaire (électronique) représente une valeur de preuve suffisante dans les cas considérés ; 4- original électronique authentifié : certaines dispositions techniques sont prises pour que le document électronique représente une valeur de preuve suffisante dans les cas considérés ; 5- original électronique quelconque : aucune précaution n'est prise. On considère, soit que ce document n'aura jamais une quelconque valeur de preuve, soit qu'il appartiendra, en cas de litiges, aux différents acteurs d'en déterminer la valeur. |
